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Come gestire al meglio le spese della tua azienda

La sopravvivenza di un’azienda dipende da un delicato equilibrio di costi, investimenti, entrate e ottimizzazione del capitale umano. Se vuoi che la tua azienda sia florida e non si ritrovi con i conti in rosso è necessario conoscere il più approfonditamente possibile le dinamiche economiche che ne regolano i cicli vitali. Questi sono comuni ad ogni azienda, e il processo che ne tiene sotto controllo i movimenti si definisce controllo di gestione. Purtroppo molte aziende, anche nel nostro Paese, non riescono a stare al passo con questo processo e perdono terreno, sbagliando strategie di marketing ed investimenti, fino ad arrivare alla temutissima bancarotta.

Il controllo di gestione permette di capire se le vendite sono effettivamente tali, o se il denaro dei ricavi non copre effettivamente le spese, provocando un continuo stillicidio. Anche se può sembrare un controsenso, senza un’analisi costante e aggiornata, e un conseguente adeguamento, vendere di più potrebbe significare perdere denaro in più. Ecco perché servono mezzi e tempo per gestire al meglio un’azienda, in modo da comprenderne i costi e ricavi reali ed adeguare spese e uscite di conseguenza.

  • Controllo di gestione: comprendi costi e spese

Molto spesso per comprendere l’andamento economico di un’azienda ci si affida al bilancio aziendale. Questi dati da soli, però, non bastano, perché non includono probabilmente altre spese con cui l’impresa deve fare i conti. Esistono infatti dei costi, diretti ed indiretti, che non figurano necessariamente nel bilancio aziendale. Per esempio:

– costi di marketing (pubblicità in ogni sua forma)

– costi di produzione (se si produce un bene, vanno considerati per esempio il costo dei macchinari, delle materie prime e della manodopera)

– costi commerciali (ad esempio la logistica o le provvigioni, se magari ci si avvale di agenti)

– oneri finanziari (commissioni bancarie, spese di incasso, interessi passivi)

– altri costi (amministrazione, cancelleria, utenze, personale dipendente, manutenzione)

Forse un tempo le cose funzionavano in modo più “semplice” e badare alla gestione aziendale in modo tanto attento era meno impellente, ma oggi ogni imprenditore deve necessariamente occuparsi del controllo di gestione. Ogni azienda è un microcosmo complesso: le variabili e i fattori di cui tenere conto per crescere sono centinaia, e molto spesso imprevedibili o incostanti nel tempo. Queste informazioni vanno vagliate giorno per giorno, in tempo reale, così da sapere con certezza quali sono i costi e quali i ricavi dell’azienda. Per riuscirci è indispensabile affidarsi a un software in grado di gestire e integrare tutti i processi aziendali in un unico flusso chiaro e gestibile (si veda per esempio l’app per gestione spese Soldo, utilissima per migliorare le gestione delle spese aziendali).

Questi software non serviranno solo per il reparto amministrativo/contabile dell’azienda, ma possono essere usate anche dai dipendenti. In questo modo verranno rese più snelle e rapide le procedure di registrazione, per esempio, di note spese e schede carburante. In modo sarà possibile restare sempre aggiornati con i costi reali sostenuti dall’azienda (per esempio un dipendente in trasferta potrà aggiornare in tempo reale le spese sostenute).

  • Controllo di gestione: cosa permette

Grazie a questi strumenti è possibile ottenere un controllo di gestione ottimale. Una volta compreso con certezza quanto costa produrre un prodotto o fornire un servizio si potrà essere in grado prima di tutto di stabilire il prezzo giusto del prodotto, o del servizio, che viene fornito dall’azienda. Questo significa avere un margine di guadagno assicurato ad ogni vendita.

Conoscere i propri guadagni reali permette anche di pensare al futuro e pianificare obiettivi e migliorie. Prima di buttarsi in nuove attività commerciali (spesso dispendiose) è sempre meglio sapere se si hanno abbastanza fondi a disposizione per farlo. In caso contrario, si creerà una falla piuttosto difficile da colmare; infatti talvolta fare dietrofront è impossibile. Grazie al controllo di gestione è anche possibile fissare, ed eventualmente modificare nel tempo, un corretto prezzo di vendita e stabilire in modo coerente stipendi, bonus dipendenti e spese di manodopera. In tal modo non si rischierà di spendere più di quanto si guadagna.

È utile quindi ribadire il segreto che sta alla base di un’azienda in continua crescita: per avere un aumento degli utili è essenziale disporre di una corretta analisi dei costi aziendali. Qualunque attività gestita in questo modo sarà in grado non solo di crescere, ma anche di resistere meglio nei periodi di crisi e di inflazione, continuando ad espandersi.


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